Legislação:

ORDEM DE SERVIÇO EESC Nº 10/2009 - Dispõe sobre a tramitação de Auxílios, Convênios e congêneres entre a EESC e agências de fomento (FAPESP, CNPq, CAPES, etc), principalmente no tocante ao aspecto patrimonial

24/09/2012

Dispõe sobre a tramitação de Auxílios, Convênios e congêneres entre a EESC e agências de fomento (FAPESP, CNPq, CAPES, etc), principalmente no tocante ao aspecto patrimonial.

 

Considerando a dificuldade de regularização patrimonial dos bens permanentes adquiridos com recursos advindos de Auxílios e Convênios;

Considerando as normas de Auditoria das agências de fomento;

Considerando as Resoluções 5448 e 5449/2008, tratadas na Portaria EESC 29/2008, que determina “todos os convênios e contratos firmados a partir de 03/03/2008, em que configure a EESC como contratada, deverão tramitar, exclusivamente, em meio eletrônico”;

Maria do Carmo Calijuri, Diretora da Escola de Engenharia de São Carlos da Universidade de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, estabelece:

Artigo 1º: No momento da solicitação do Auxílio, o interessado deverá, além de obedecer aos procedimentos formais das respectivas agências, consultar junto ao Sistema Mercúrio Web desta Escola, a natureza do material a ser adquirido (material permanente ou consumo), para que as agências classifiquem esses materiais/equipamentos nas alíneas corretas. Essa consulta faz-se necessária, pois ultimamente têm ocorrido divergências de classificação de materiais entre as agências e esta Escola, o que causa prejuízo para ambas, gerando atrasos e pendências.

O acesso ao Sistema Mercúrio se dará por meio do endereço www.sistemas.usp.br, menu Sistemas Mercúrio. Se o interessado já possuir a senha, entrará normalmente por meio do menu “entrar”. Caso contrário deverá clicar no link “primeiro acesso”. Em seguida acionar o menu “compras/ catálogo de materiais”. O Sistema abrirá uma janela onde deverá ser realizada a busca dos materiais. Se no item da despesa o material se iniciar com o número 3, significa que o mesmo é material de consumo. O início 4 indica que o material é permanente. Caso haja dificuldade de acesso ao Sistema, deverá ser contatada a Assistência Técnica Financeira desta Escola pelos ramais 9252 ou 9233.

Artigo 2º: Após a aprovação do Auxílio/ Convênio e assinatura do contrato (Termo de Outorga), o interessado deverá, obrigatoriamente, seguir a determinação da Portaria EESC 29/2008 (www.eesc.usp.br/ Administração/ Assistência Financeira/ Legislações/ Portarias/ Portaria EESC nº 29/2008), cadastrando junto ao Sistema Mercúrio Web da EESC, no menu “e-convênios”, o referido Auxílio ou Convênio.

Para tanto, o Serviço de ConvêniosSVCONV ficará como o responsável pela “abertura” dos processos EESC, de acordo com as seguintes condições:

a) Auxílios FAPESP: Para os contratos (Termo de Outorga) assinados pelos Professores junto ao SVCONV/EESC, que também atua como Posto de Apoio FAPESP, este providenciará as respectivas cópias do contrato e imediatamente efetuará a abertura do processo. Para os contratos assinados na FAPESP em São Paulo, é de responsabilidade do Professor, logo após a assinatura do contrato, encaminhar cópia do mesmo ao SVCONV para que o processo seja aberto e as normas e legislações internas e externas sejam atendidas.

b) Auxílios com outras Agências (CNPq, CAPES, etc): o Professor deverá encaminhar cópias do contrato ao SVCONV, que providenciará a abertura do processo conforme item anterior. Qualquer prejuízo que venha a decorrer pela falta do encaminhamento das cópias dos contratos ao SVCONV para a abertura do processo, a responsabilidade recairá sobre o Professor Outorgado do projeto.

Parágrafo único. Após a abertura dos processos EESC, os mesmos serão encaminhados pelo SVCONV aos respectivos Departamentos para a providência do cadastramento, obrigatório, junto ao sistema Mercúrio Web, menu “e-convênios”.

Artigo 3º: Após o cadastro do Auxílio no sistema “e-convênios”, o processo ficará em posse do Departamento, que fará a prestação de contas nas datas previstas no Termo de Outorga, de acordo com o respectivo “tipo” do Auxílio/ Convênio (Auxílio Individual ou Temático/ Universal), conforme segue:

I – Auxílio Individual: o interessado deverá proceder à prestação de contas de acordo com os padrões das agências. Após aprovada, ocorrerá a doação/ depósito dos materiais para a Instituição de origem do interessado.

II – Auxílio Temático/ Universal: para os auxílios que envolvam a EESC e outras Unidades da USP e/ ou demais Universidades, o interessado deverá encaminhar, junto à prestação de contas elaborada de acordo com os padrões das agências, o Anexo II desta Ordem de Serviço, para que seja possível o desmembramento e a doação dos bens para as Instituições que detêm a sua posse. Importante mencionar, nesse sentido, que a prestação deverá conter a relação dos equipamentos separada por Instituição. Exclusivamente para a FAPESP, o Anexo II deve, obrigatoriamente, estar acompanhado do Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Materiais por Cessão de Uso ou Doação, disponível no endereço http://www.fapesp.br/formularios/doc/termo_de_doacao.doc da FAPESP ou Anexo III desta Ordem de Serviço, sendo preenchido (em duas vias) um formulário para cada Instituição e acolhidas as assinaturas de seus responsáveis.

Parágrafo único. Feita a prestação, o Departamento deverá anexar a cópia ao processo, bem como o Anexo I e Anexo II (quando houver) e encaminhá-lo para a Seção de Patrimônio da EESC que aguardará o Termo de Doação (FAPESP) ou o Termo de Depósito (CNPq). Na ausência dos Anexos a responsabilidade pelos prejuízos recairá sobre o interessado (Outorgado do projeto).

Artigo 4º: Efetuada a doação, a Unidade tem o prazo de 30 dias para encaminhar os números de registros patrimoniais às agências (que por sua vez os exigem tendo em vista cumprir determinação do Tribunal de Contas do Estado). Assim, após receber o Termo de Doação/ Depósito das agências, a Seção de Patrimônio efetuará a verificação dos materiais nos locais indicados no Anexo I. Após verificação, o processo será submetido ao CTA para a aceitação da doação e, sendo aceita, a incorporação será realizada e finalizada com o encaminhamento dos registros patrimoniais para a Auditoria das agências. Após, o processo retornará para o Departamento (em caso de continuidade), ou seguirá para arquivo.

Artigo 5º: Para fins de conhecimento, durante a vigência do Auxílio/ Convênio, o processo deverá conter, no mínimo, a seguinte documentação (que será anexada por cada Setor responsável):

I – Cópia da solicitação do Auxílio e respectivo Contrato (Termo de Outoga): fornecida pelo interessado ao SVCONV, conforme artigo 2º, para a formalização da abertura do processo;

II – Cópia da prestação de contas; Anexo I e Anexo II (quando tratar de Auxílio Temático/ Universal): elaboradas pelo Departamento e/ ou Outorgado. Os procedimentos se encontram definidos no artigo 3º;

III – Termo de Doação/ Depósito da agência de fomento: anexada ao processo pela SCPATRI, conforme artigo 4º;

IV – Incorporação Patrimonial: realizada pela SCPATRI, cujos procedimentos encontram no artigo 4º.

Artigo 6º: Para a saída de material por motivo de empréstimo (procedimentos tratados na Ordem de Serviço 07/2003) ou manutenção/conserto, o bem deverá conter, obrigatoriamente, o número de registro patrimonial. Assim, para os bens adquiridos com recursos oriundos das Agências de Fomento e ainda não patrimoniados, a incorporação deverá ser solicitada, em caráter excepcional, para a Assistência Técnica Financeira desta Escola, a qual tomará as providências cabíveis. Observar o devido encaminhamento da solicitação:

  • Empréstimo:
  • O formulário necessário para formalização de empréstimo, encontra-se disponível no link http://www.eesc.usp.br/eesc/administracao/atfn/patrimonio/pub/arquivos/index.php 

    Após preenchimento, encaminhar à Seção de Patrimônio.

  • Manutenção/Conserto:
  • Nos casos de manutenção e/ou conserto, é necessário realizar o download do formulário através do link

    http://www.eesc.usp.br/eesc/administracao/atfn/compras/pub/home/index.php

    Após preenchimento, encaminhar à Seção de Compras, através do e-mail compra18@sc.usp.br , a qual verificará o prazo de garantia, além das cotações com menor preço para efetivar a manutenção/conserto, em aditamento às instruções contidas na Ordem de Serviço nº 03/2007.

    Artigo 7º: Quaisquer dúvidas ou questões omissas relacionadas a esta Ordem de Serviço, favor contatar a Assistência Técnica Financeira pelo e-mail financeira@eesc.usp.br ou pelos ramais 9252 ou 9233.

    Artigo 8º: Esta Ordem de Serviço e respectivos anexos, bem como demais informações se encontram disponíveis junto ao portal EESC (http://www.eesc.usp.br/eesc/administracao/atfn/pub/legislacoes/index.php) e entrará em vigor a partir da data de sua publicação, revogando a Ordem de Serviço 02/2009.

    São Carlos, 09 de Novembro de 2009.

    Maria do Carmo Calijuri

    Diretora